Ghi chú và nhắc nhở

Hai việc đi liền nhau: ghi lại điều vừa xảy ra, và hẹn điều phải làm tiếp. Cả hai đều nằm ngay trong hồ sơ khách hàng, hợp đồng hay bất cứ thứ gì bạn đang mở.

Ghi chú

Mỗi lần trao đổi với khách, ghi lại một dòng. Người tiếp nhận hồ sơ sau đọc là biết mọi việc đang tới đâu, khỏi phải hỏi lại khách những điều họ đã nói rồi.

Ô Ngày liên hệ mặc định là bây giờ, nhưng sửa được. Gặp khách sáng thứ hai mà tối thứ tư mới ngồi ghi thì chỉnh lại đúng ngày gặp, dòng thời gian mới phản ánh đúng thứ tự sự việc.

Nhắc nhở

Nhắc nhở là hòn sỏi: một câu, một mốc thời gian, tới hạn thì hệ thống réo. "Ngày 28/9 khách hết hạn tạm ngưng, hỏi xem có ngưng tiếp không."

• Báo cho: mặc định là chính bạn. Giao cho người khác cũng được, miễn họ là thành viên công ty.
• Gửi thêm email: chuông thì lúc nào cũng réo, còn email dành cho việc không được phép quên.
• Tới hạn mà chưa xong thì mốc thời gian chuyển màu đỏ.
• Bấm Đánh dấu xong khi đã làm, hoặc dời sang ngày khác thì hệ thống sẽ réo lại.

Hệ thống quét mỗi giờ và mỗi nhắc nhở chỉ réo đúng một lần, không dội chuông lặp lại.

Nhắc nhở khác công việc ở chỗ nào

Công việc có người làm, trạng thái, tiến độ và nằm ở phân hệ riêng. Nhắc nhở thì chỉ là lời hẹn với chính mình, réo xong là thôi. Đừng dùng nhắc nhở để giao việc cho nhân viên, việc giao thì phải theo dõi được, mà nhắc nhở không có chỗ để theo dõi.