Khách hàng và người liên hệ

Phần Khách hàng lưu danh bạ khách của doanh nghiệp bạn: thông tin chung, mã số thuế, người phụ trách và danh sách người liên hệ của từng khách.

Tạo khách hàng

Vào menu CRM rồi Khách hàng rồi Tất cả khách hàng, bấm Tạo.
Nhập tên khách hàng (bắt buộc). Các thông tin khác như email, điện thoại, mã số thuế, website, địa chỉ điền dần cũng được.
Mã khách hàng (dạng KH-0001) được hệ thống tự đánh số theo từng công ty khi lưu, bạn không cần nhập.
Ô Thành viên phụ trách chọn một người trong công ty bạn trên hệ thống này - đây là người chịu trách nhiệm chăm khách.
Ô Nhân sự phụ trách chỉ hiện khi doanh nghiệp đã nối hệ thống nhân sự: gõ tên hoặc mã nhân viên để tìm và gắn.

Người liên hệ

Một khách hàng (thường là công ty) có thể có nhiều người liên hệ. Mở trang sửa khách hàng, kéo xuống khu Người liên hệ:

Bấm Tạo để thêm người liên hệ: tên, chức vụ, email, điện thoại.
Bật Đầu mối chính cho người đại diện chính; mỗi khách chỉ có một đầu mối chính, bật ở người này thì hệ thống tự tắt ở người khác.

Ngưng giao dịch

Khách không còn giao dịch thì tắt công tắc Đang hoạt động thay vì xoá, để giữ lịch sử. Có thể lọc danh sách theo trạng thái này.

Người phụ trách và phân quyền theo diện

Mỗi khách hàng gán được một thành viên phụ trách trong hệ thống. Quyền xem có hai diện, cấp trong màn Phân quyền nhóm CRM:

Xem (tất cả): thấy mọi khách hàng của công ty - dành cho quản lý, kế toán.
Xem của mình: chỉ thấy khách hàng được gán cho mình - dành cho nhân viên kinh doanh khi đội đông người, ai chăm khách nấy.

Lead chuyển thành khách hàng sẽ giữ nguyên người phụ trách. Quyền tạo, sửa, xoá cấp riêng như cũ; người liên hệ đi theo quyền của khách hàng.

Người không có quyền sửa bấm vào một khách sẽ mở trang xem chỉ đọc: đủ thông tin chung, người phụ trách, thẻ phân loại, ghi chú và các khu Người liên hệ, Hoạt động, Tệp đính kèm - nhưng không có ô nào nhập được và không có nút thêm sửa xoá nào. Ai có quyền sửa thì bấm vào khách vẫn vào thẳng trang sửa như trước; muốn xem nhanh thì dùng nút Xem ở cuối hàng.

Cảnh báo khách trùng

Khi gõ tên, số điện thoại hoặc mã số thuế trùng với khách đã có, form hiện ngay khối cảnh báo màu cam kèm danh sách khách giống và lý do giống (trùng mã số thuế, trùng số điện thoại, hay trùng tên).

Hệ thống chỉ cảnh báo chứ không chặn. Hai chi nhánh cùng tên ở hai tỉnh là chuyện có thật, người bán nhìn danh sách rồi tự quyết.

Ba phép so đủ thông minh để bắt được cùng một khách gõ khác nhau: "Công ty TNHH Hoa Mai" và "Hoa Mai" là một; "0912 345 678", "+84912345678" và "0912.345.678" cũng là một.

Nhập khách hàng từ tệp

Vào CRM rồi Khách hàng rồi Tất cả khách hàng, bấm nút Nhập từ tệp CSV ở đầu màn. Tải lên tệp CSV có dòng tiêu đề.

Các cột nhận được: tên, điện thoại, email, mã số thuế, địa chỉ, website, ghi chú, người liên hệ, điện thoại liên hệ, email liên hệ. Đặt tiêu đề tiếng Việt hay tiếng Anh đều được.

Luồng cố ý hai bước:

Chạy thử - đọc tệp, soi từng dòng, báo dòng nào tạo được, dòng nào trùng, dòng nào lỗi. Chưa ghi gì cả.
Xem kết quả ưng ý thì bấm Nhập thật.

Dòng nào trông giống khách đã có thì bỏ qua chứ không ghi đè - tệp Excel thường cũ hơn dữ liệu đã sửa tay trên hệ thống. Dòng thiếu tên bị bỏ, các dòng còn lại vẫn vào bình thường.

Khách nguội

Vào CRM rồi Khách hàng rồi Khách nguội. Danh sách khách đang hoạt động mà lâu rồi không ai ghi chú, gọi điện, họp, gửi email hay ghé thăm.

Đặt số ngày ở đầu trang, bấm Lưu làm mặc định của công ty là cả nhà dùng chung ngưỡng đó. Ngành bán thiết bị vài tháng gọi một lần là bình thường, ngành hàng tiêu dùng thì hai tuần đã là nguội.

Danh sách xếp theo tiền đã thu, không xếp theo số ngày im lặng: khách mua hai trăm triệu mà ba tháng không ai gọi là mất mát thật, còn khách mua hai triệu im nửa năm thì cũng thường. Khách chưa từng được chăm sóc lần nào cũng nằm trong danh sách, thường là khách nhập từ tệp rồi bỏ quên.

Người chỉ có quyền xem khách của mình thì chỉ thấy khách mình phụ trách.

Bảng giá riêng của khách

Mở trang sửa một khách, kéo xuống khu Bảng giá riêng của khách. Thêm dòng cho mặt hàng nào khách này có giá khác giá niêm yết.

Chỉ khai mặt hàng khác giá thôi; mặt hàng không có dòng ở đây vẫn bán theo giá chung. Mỗi khách chỉ có một giá cho một mặt hàng.

Từ lúc khai, cứ chọn mặt hàng đó trong báo giá, hoá đơn, hoá đơn định kỳ hay phiếu ghi có cho đúng khách đó là đơn giá tự điền theo giá riêng.

Đổi bảng giá hôm nay không làm đổi chứng từ đã lập - báo giá và hoá đơn cũ giữ nguyên đơn giá lúc lập.