Ứng dụng myCRM trên điện thoại

Ứng dụng dành cho nhân viên kinh doanh đi gặp khách. Mọi thứ làm trên ứng dụng đều vào thẳng dữ liệu công ty, mở máy tính lên là thấy ngay.

Ứng dụng không dành cho khách hàng của bạn. Khách của bạn dùng cổng khách hàng trên web, xem trang Cổng khách hàng.

Đăng nhập

Tài khoản do chủ công ty cấp ở màn Cài đặt rồi Thành viên. Ứng dụng cố ý không có nút đăng ký: người mới phải được mời từ web, đó cũng là cách bảo đảm không ai tự tạo tài khoản vào dữ liệu công ty bạn.

Ba cách đăng nhập: email kèm mật khẩu, tài khoản Google, tài khoản Apple. Đăng nhập bằng email lần đầu xong, những lần sau mở ứng dụng là mở khoá bằng Face ID hoặc vân tay.

Đổi mật khẩu trên web thì lần mở khoá bằng khuôn mặt kế tiếp sẽ báo hết hiệu lực và hỏi lại mật khẩu. Đó là đúng, không phải lỗi.

Ai thuộc nhiều công ty thì sau khi đăng nhập chọn công ty muốn làm việc, đổi công ty bất cứ lúc nào ở màn Cá nhân.

Mở khoá bằng khuôn mặt hoặc vân tay

Bật trong Cá nhân > Cài đặt > Mở khoá bằng khuôn mặt. Bật xong, lần sau vào ứng dụng chỉ cần quét khuôn mặt hoặc vân tay thay vì gõ mật khẩu. Cách này dùng được cho cả người đăng nhập bằng email lẫn người đăng nhập bằng Google hoặc Apple.

Dòng này chỉ hiện khi điện thoại có sẵn khuôn mặt hoặc vân tay đã đăng ký trong phần cài đặt máy.

Vài điều nên biết: mở khoá gắn với riêng máy này, bật ở máy khác phải bật lại từ đầu; đổi mật khẩu trên web không ảnh hưởng gì tới nó; và tắt đi lúc nào cũng được bằng chính công tắc đó. Ứng dụng không giữ mật khẩu trong máy, chỉ giữ một khoá riêng mà mất máy cũng không mở được dữ liệu.

Những màn có trong ứng dụng

Ứng dụng chỉ hiện màn nào bạn có quyền. Nhân viên không có quyền xem hoá đơn thì không thấy thẻ hoá đơn, không phải ẩn đi cho gọn mà là không mở được.

Nếu tài khoản chưa được cấp quyền nào trong phần CRM, Trang chủ bày lời nhắn nhờ chủ công ty cấp quyền chứ không để trang trắng. Xem trang Vai trò và quyền mặc định để biết mỗi vai được sẵn những gì.

Cuối Trang chủ có mục Chỉ có trên máy tính, liệt kê những màn ứng dụng chưa dựng kèm đường đi trên web: phiếu ghi có, hoá đơn định kỳ, sản phẩm và dịch vụ, báo cáo, khách nguội, nhập khách hàng từ tệp CSV, đối chiếu tuyến. Mục này chỉ liệt kê những màn bạn có quyền mở, và các dòng ở đây không bấm được vì việc đó phải làm trên máy tính.

Từ 12/08/2026, màn Chi phí và Hợp đồng ghi được ngay trên điện thoại chứ không chỉ xem: bấm Thêm ở đầu màn. Khoản chi hỏi tên, số tiền, danh mục, ngày (bỏ trống là hôm nay) và khách hàng nếu khoản ấy đi với một khách; hợp đồng hỏi khách, tên, giá trị, loại và hai mốc ngày - số hợp đồng do máy chủ tự cấp, không gõ tay. Ảnh biên lai và tệp đính kèm vẫn đi đường riêng ở màn chi tiết. Trang chủ không còn chữ Thêm cạnh chuông: mỗi màn danh sách đã có lối thêm của mình.

Mọi màn danh sách đều có ô tìm ở đầu màn. Gõ không dấu vẫn ra, kể cả chữ "đ" gõ thành "d": tìm "cai dat" ra việc "Cài đặt và cấu hình", tìm "don hang" ra "Đơn hàng". Ô tìm quét cả tên khách hàng gắn kèm chứ không chỉ tên của chính mục đó.

Quản trị công ty ngay trên điện thoại

Trước đây muốn thêm một phương thức thanh toán hay sửa một trạng thái khách tiềm năng là phải về mở máy tính. Giờ mở màn Cá nhân rồi bấm dòng Quản trị ở đầu khối tài khoản.

Dòng Quản trị chỉ hiện với người có quyền, và bên dưới nó ghi sẵn bạn quản được bao nhiêu mục. Ai không quản trị gì thì không thấy dòng này.

Màn đầu tiên

Đầu màn là danh sách việc cần làm cho công ty mới: dựng trạng thái khách tiềm năng, khai hàng hoá dịch vụ, khai phương thức thanh toán, khai địa điểm công ty. Bước nào đã có dữ liệu thì tự đánh dấu xong và mờ đi. Làm hết cả bốn bước thì khối này biến mất, không chiếm chỗ nữa.

Dưới đó là dải Hay dùng gồm những mục bạn mở nhiều nhất, rồi tới lưới các nhóm: Chứng từ bán hàng, Khách hàng và phễu bán, Hàng hoá dịch vụ, Chi phí, Đi thị trường, Công ty. Mỗi ô ghi số mục bên trong.

Ô tìm ở đầu màn tìm thẳng tới một mục bất kỳ, gõ không dấu vẫn ra.

Sửa danh mục

Mở một mục là ra danh sách. Bấm dấu cộng để thêm, bấm một dòng để sửa - biểu mẫu trượt lên từ đáy, không chuyển màn.

Mục nào có thứ tự sắp được (trạng thái khách tiềm năng, nhóm hàng, thứ tự chi phí) thì mỗi dòng có tay nắm bên phải. Giữ vào đúng tay nắm rồi kéo lên xuống, thả ra là thứ tự lưu ngay, không phải bấm nút lưu. Kéo ở chỗ khác trên dòng thì màn chỉ cuộn như bình thường - cố ý làm vậy để tránh xô lệch thứ tự do chạm nhầm.

Mục nào chỉ bật tắt (phương thức thanh toán) thì công tắc nằm ngay trên dòng, gạt phát ăn ngay.

Muốn xoá thì mở dòng đó ra, cuối biểu mẫu có dòng Xoá màu đỏ. Bản ghi đang được chứng từ dùng thì máy chủ từ chối xoá và nói rõ lý do, đừng lo bấm nhầm mất dữ liệu cũ.

Cài đặt công ty

Ba trang cài đặt: Đánh số chứng từ, Nhắc hạn hoá đơn, Đi thị trường. Mỗi trang là một dãy dòng: dòng có công tắc thì gạt tại chỗ, dòng có con số thì bấm vào để gõ, bàn phím số hiện lên sẵn.

Công tắc mẹ tắt thì các dòng con của nó ẩn đi. Bật lên là các dòng con hiện ra ngay bên dưới.

Sửa xong nhớ bấm Lưu ở dải đáy màn - cả trang lưu một lần.

Màu thương hiệu

Trong nhóm Công ty có mục Màu thương hiệu: chọn một chấm màu, phía dưới có ô xem trước để bạn thấy màu thật trước khi lưu. Bấm lại đúng chấm đang chọn là bỏ chọn, công ty quay về màu mặc định.

Màu này dùng cho cả web lẫn ứng dụng, chọn ở đâu cũng như nhau.

Tuyến đi và điểm dừng

Nhóm Đi thị trường có mục Tuyến bán hàng. Bấm một tuyến là mở màn riêng: sửa tên, đổi nhịp chạy (mỗi tuần hoặc mỗi tháng một lần), và sắp điểm dừng.

Điểm dừng xếp theo thứ trong tuần: mỗi thứ một khối, trong khối là thứ tự ghé. Kéo tay nắm để đổi thứ tự ghé trong cùng một thứ. Muốn chuyển một điểm sang thứ khác thì bấm vào điểm đó rồi chọn thứ mới.

Bấm Thêm ở khối điểm dừng thì chọn thứ trước, sau đó tích nhiều khách một lượt - nút dưới cùng ghi sẵn bạn đang thêm mấy điểm.

Ở đây mọi thay đổi chờ bạn bấm Lưu tuyến mới ghi, vì một tuyến sửa nhiều chỗ cùng lúc.

Địa điểm khách

Nhóm Đi thị trường có mục Địa điểm khách: xem lại và sửa bán kính cho phép của từng địa điểm đã khai.

Ứng dụng không cho tạo địa điểm mới ở đây. Địa điểm phải được ghi bằng cách đứng tại chỗ và bấm lưu vị trí ở màn khách hàng, để toạ độ là toạ độ thật. Gõ tay toạ độ thì cả năm sau chấm công sai chỗ mà không ai biết.

Mẫu email

Nhóm Công ty có mục Mẫu email. Bấm một mẫu là mở màn soạn: tiêu đề, nội dung, và công tắc bật tắt mẫu đó.

Ngay trên bàn phím có dải Chèn, mỗi ô là một biến của mẫu này. Đặt con trỏ vào chỗ muốn chèn rồi chạm ô, biến rơi đúng vào đó. Cứ dùng dải này thay vì gõ tay - biến gõ sai một dấu là email gửi ra khách hiện chữ sống.

Thành viên và vai trò

Mục Thành viên và vai trò liệt kê người trong công ty, mỗi dòng ghi vai trò hiện tại. Bấm một người là ra tấm chọn vai, chạm vai mới là đổi ngay.

Cuối tấm có dòng đỏ Tắt hoạt động. Người bị tắt không mở được công ty này nữa, cả trên web lẫn ứng dụng, nhưng vai trò đã gán và toàn bộ dữ liệu vẫn giữ nguyên - dùng cho người nghỉ dài ngày hoặc đang tạm dừng công việc. Muốn cho làm lại thì mở đúng người đó rồi bấm Bật lại. Người đã tắt hiện chữ mờ kèm ghi chú ngay trong danh sách.

Bạn không tắt được chính mình, cũng không tắt được chủ sở hữu công ty.

Cần gỡ hẳn một người khỏi công ty (thêm nhầm chẳng hạn) thì làm trên web, ở màn Cài đặt rồi Thành viên. Gỡ hẳn là mất luôn vai trò đã gán nên ứng dụng cố ý không đặt việc đó cách một cú chạm.

Bên dưới danh sách người là các vai trò, bấm vào một vai để xem và sửa bảng quyền của vai đó.

Mời người mới vẫn làm trên web. Ứng dụng cố ý không có nút mời, vì việc mời còn kèm chọn gói, chọn quyền và gửi email xác nhận.

In biên lai bằng máy in nhiệt Bluetooth

Hoá đơn đã thu ít nhất một phần thì cuối màn có nút In biên lai.

Lần đầu bấm, ứng dụng mở tấm chọn máy in: bật máy in lên, giữ gần điện thoại, bấm Tìm máy in, chọn đúng tên máy của bạn rồi bấm In thử xem giấy ra có đúng không. Máy đã chọn được nhớ trong điện thoại, những lần sau bấm In biên lai là in thẳng.

Chữ trên giấy in không dấu (Tổng cộng thành Tong cong). Đó là chủ ý: bảng mã tiếng Việt mỗi hãng máy in một kiểu, in có dấu dễ ra ký tự rác giữa tờ giấy tiền bạc, còn bỏ dấu thì máy nào cũng in đúng.

Máy in phải là loại Bluetooth BLE. Máy Bluetooth đời cũ (Classic) không dùng được với iPhone trừ khi có chứng nhận MFi của Apple - đó là chặn cứng của iOS, không phần mềm nào lách được.

Ghi chú bằng giọng nói

Mở hồ sơ khách, bấm Ghi tương tác, rồi bấm dòng Nói. Nói xong bấm lần nữa để dừng - ứng dụng đổi lời bạn nói thành chữ và đổ vào ô nội dung.

Chữ đổ vào để bạn đọc lại và sửa, không tự lưu. Máy nghe tên riêng tiếng Việt còn sai, mà ghi chú này đi thẳng vào hồ sơ khách. Sửa vài từ vẫn nhanh hơn gõ cả đoạn.

Đang gõ dở rồi mới nói thì phần nói được nối vào sau, không đè lên chữ đã gõ.

Đoạn ghi âm không được giữ lại trên máy chủ. Đổi thành chữ xong là bỏ.

Danh bạ trên máy

Hai lối đi lại giữa danh bạ điện thoại và danh sách khách hàng.

Lấy từ danh bạ. Bấm Thêm khách hàng, ở dòng đầu chọn Lấy từ danh bạ, chọn một liên hệ - ứng dụng điền sẵn tên, số điện thoại, email và địa chỉ. Ô nào bạn đã gõ dở thì giữ nguyên, ứng dụng chỉ điền vào ô còn trống.

Lưu vào danh bạ. Mở hồ sơ khách, bấm Danh bạ ở dải phím tắt. Điện thoại mở biểu mẫu liên hệ mới đã điền sẵn, bạn xem lại rồi bấm lưu. Lần sau khách gọi tới, màn hình hiện tên doanh nghiệp thay vì một dãy số lạ.

Ứng dụng không đọc toàn bộ danh bạ của bạn: bộ chọn và biểu mẫu đều là của hệ điều hành, bạn giao liên hệ nào thì ứng dụng chỉ thấy đúng liên hệ đó.

Việc trên lịch điện thoại

Mở một việc đã có hạn, bấm dòng Lịch máy rồi bấm Thêm vào lịch. Buổi hẹn dài một tiếng tính từ giờ hạn, mang theo cả phần mô tả việc.

Đẩy rồi thì dòng ấy hiện Đã có trên lịch. Bấm lần nữa là cập nhật đúng buổi hẹn cũ chứ không tạo thêm buổi mới. Tích hoàn thành việc thì buổi hẹn tự biến khỏi lịch.

Việc chưa lưu hoặc chưa đặt hạn thì chưa đẩy được - buổi hẹn phải có mốc thời gian mới xếp vào lịch được.

Chứng từ lập trên điện thoại là bản nháp

Báo giá và hoá đơn lập trên ứng dụng luôn nằm ở dạng Nháp, giống hệt khi lập trên máy tính. Chứng từ nháp là bản đang soạn: chưa tính vào công nợ của khách và chưa thu tiền được.

Soạn xong, mở chi tiết chứng từ rồi bấm Đánh dấu đã gửi. Nút này chỉ hiện khi chứng từ còn là bản nháp và bạn có quyền sửa loại chứng từ đó. Bấm xong hoá đơn chuyển sang Đã gửi, lúc này nút Ghi nhận thanh toán mới hiện ra để thu tiền.

Nút này chỉ đổi trạng thái, không gửi thư cho khách. Muốn gửi thư kèm bản in thì mở trên máy tính.

Ảnh biên lai gửi khách

Hoá đơn đã thu ít nhất một phần thì cuối màn có nút Lưu ảnh biên lai. Ứng dụng dựng một tấm ảnh gọn gồm tên công ty, số hoá đơn, tên khách, ngày, tổng tiền, đã trả và còn phải thu, rồi lưu vào thư viện ảnh của máy - mở Zalo gửi cho khách là xong.

Ảnh luôn nền trắng chữ đen dù bạn đang bật chế độ tối, vì nó rời khỏi ứng dụng và sống trong máy khách.

Cần bản đầy đủ có từng dòng hàng thì dùng nút Xuất bản in ngay bên cạnh - đó là tệp PDF, đi qua hộp chia sẻ chứ không vào thư viện ảnh.

Ảnh chứng từ chụp lúc ghé khách cũng được giữ thêm một bản trong thư viện ảnh của máy.

Ghé thăm khách hàng

Mở hồ sơ khách rồi bấm Tới nơi. Ứng dụng lấy vị trí hiện tại, so với địa điểm công ty đã khai và lưu lại khoảng cách đo được. Xong việc bấm Rời đi.

Công ty có thể bật yêu cầu chụp ảnh hoặc ghi chú trước khi rời đi. Khi đó khối lượt ghé đang mở sẽ hiện thêm ô ghi chú và nút chụp ảnh, thiếu thứ nào là chưa rời đi được. Xem trang Đi thị trường để biết công ty bật tắt những gì.

Ảnh gửi lên ngay lúc chụp chứ không đợi tới lúc bấm rời đi, để chỗ sóng yếu không mất cả ảnh lẫn lượt ghé.

Ba con số tổng kết ngày nằm ngay đầu màn Lượt ghé: số khách đã ghé, thời gian ở chỗ khách, quãng đường ước tính. Quãng đường là đường chim bay giữa các chỗ đã chấm nên đường chạy thật luôn dài hơn.

Thông báo

Ứng dụng báo khi có việc đến hạn, ticket khách vừa gửi, hoặc hoá đơn quá hạn. Mở màn thông báo là đánh dấu đã đọc tất cả.

Thông báo gom theo ngày, dòng nào còn vạch màu bên trái là chưa đọc.

Muốn nhận được thông báo thì lần đầu mở ứng dụng phải bấm đồng ý khi máy hỏi. Lỡ từ chối thì bật lại trong phần Cài đặt của điện thoại.

Cập nhật ứng dụng

Phần lớn bản vá được đẩy thẳng vào ứng dụng, mở lại là nhận, không phải vào kho ứng dụng tải lại. Chỉ những thay đổi chạm tới phần lõi mới cần tải bản mới.

Xoá tài khoản

Màn Cá nhân có mục xoá tài khoản. Yêu cầu gửi tới chủ công ty, tài khoản ngưng hoạt động ngay và người đó không đăng nhập được nữa. Dữ liệu công việc đã làm vẫn nằm lại trong sổ sách công ty, vì đó là dữ liệu của doanh nghiệp chứ không phải của cá nhân.