Đi thị trường - ghé thăm khách hàng

Phần này dành cho doanh nghiệp có nhân viên đi gặp khách tận nơi. Nhân viên bấm ghi nhận lúc tới và lúc rời khỏi chỗ khách, hệ thống lưu lại giờ giấc cùng vị trí thật để quản lý biết ai đã đi những đâu.

Có hai việc cần làm theo thứ tự: khai địa điểm cho khách hàng trên máy tính, rồi nhân viên ghi nhận ghé thăm trên điện thoại.

Khai địa điểm cho khách hàng

Một khách hàng có thể có nhiều địa điểm: trụ sở, kho hàng, cửa hàng. Mỗi địa điểm khai riêng.

1. Vào menu CRM rồi Khách hàng rồi Tất cả khách hàng, mở khách cần khai.
2. Kéo xuống khu Địa điểm, bấm Thêm địa điểm.
3. Đặt tên dễ nhận (ví dụ Trụ sở, Kho Bình Dương) và điền địa chỉ.
4. Điền Vĩ độ và Kinh độ. Mở địa điểm trên ứng dụng bản đồ, giữ ngón tay vào đúng chỗ rồi chép cặp số hiện ra: số thứ nhất là vĩ độ, số thứ hai là kinh độ.
5. Bán kính tới nơi là khoảng cách coi như đã tới nơi, mặc định 100 m. Chỗ nào nhà cửa san sát thì để 50 m, khu công nghiệp rộng thì tăng lên 200 - 300 m.

Nhanh hơn cách trên: nhân viên đứng ngay tại chỗ khách và bấm lưu địa điểm trên ứng dụng - toạ độ lấy thẳng từ điện thoại, khỏi phải chép tay.

Ai sửa được hồ sơ khách hàng thì thêm sửa xoá được địa điểm của khách đó.

Nhân viên ghi nhận ghé thăm

Trên ứng dụng myCRM, mở khách hàng cần ghé rồi bấm Tới nơi. Ứng dụng lấy vị trí hiện tại, so với địa điểm đã khai và lưu lại. Xong việc thì bấm Rời đi.

Vài điều nên biết:

• Bấm Tới nơi hai lần ở cùng một chỗ vẫn tính là một lượt, không sinh hai dòng.
• Quên bấm Rời đi rồi sang khách khác thì hệ thống tự đóng lượt cũ và đánh dấu để quản lý biết giờ rời là do máy suy ra.
• Đứng ngoài bán kính vẫn bấm được. Hệ thống không chặn, chỉ ghi lại khoảng cách để quản lý tự nhìn - chặn cứng sẽ làm kẹt nhân viên ở vùng sóng yếu. Công ty muốn chặn thì bật ở mục Cài đặt Đi thị trường bên dưới.

Để máy tự ghi thay vì bấm tay

Nhân viên vào Cá nhân rồi Tự động ghi nhận ghé thăm để chọn một trong ba mức:

• Đang tắt: mặc định. Mọi lượt ghé đều do nhân viên tự bấm.
• Khi tới: tới gần khách là máy tự ghi giờ tới, kể cả lúc màn hình đang tắt. Lượt ghé để mở, nhân viên tự bấm Rời đi khi xong. Hợp với người ngồi lại lâu hoặc hay đi ra đi vào trong cùng một chỗ.
• Khi tới và khi đi: máy ghi cả hai đầu, ra khỏi vùng là tự đóng lượt.

Vài điều nên biết:

• Mức này do từng nhân viên tự chọn trên máy của mình, công ty không đặt hộ được. Quyền vị trí là quyền riêng tư, bật hộ người khác là sai luật cửa hàng ứng dụng.
• Bật lần đầu, ứng dụng nói rõ sẽ dùng vị trí cả khi không mở ứng dụng, người dùng đồng ý thì máy mới hỏi quyền.
• Máy theo dõi tối đa hai mươi địa điểm gần nhất, đây là trần của hệ điều hành chứ không phải của phần mềm. Bật lại lúc đang ở chỗ khác thì danh sách theo dõi tự đổi theo.
• Chưa khách nào có địa điểm thì chưa bật được. Khai địa điểm trên máy tính trước.

Quản lý xem lượt ghé

Vào menu CRM rồi Đi thị trường rồi Lượt ghé. Bảng cho biết ai ghé khách nào, mấy giờ, ở lại bao lâu, đứng cách địa điểm bao xa.

Các bộ lọc có sẵn: theo người ghé, theo khách hàng, theo khoảng ngày, chỉ xem lượt trong bán kính, và Cần để mắt.

Cột Khoảng cách hiện màu xanh khi nhân viên đứng đúng chỗ, màu cam khi bấm từ xa. Màu cam không có nghĩa là gian lận - có thể chỉ là toạ độ khai chưa chuẩn hoặc bán kính đặt hơi hẹp.

Cột Cần để mắt hiện khi hệ thống thấy dấu hiệu bất thường:

• Nghi giả toạ độ: điện thoại báo đang có ứng dụng can thiệp vị trí.
• Tín hiệu định vị kém: sóng yếu nên số đo khoảng cách không đáng tin. Đây không phải dấu hiệu gian lận, chỉ là số đo lỏng lẻo.
• Tốc độ di chuyển phi lý: từ chỗ ghé trước tới chỗ này nhanh hơn mức đi lại được, ví dụ hai điểm cách nhau 200 km mà chỉ mười phút.
• Hệ thống tự đóng lượt: người ghé quên bấm rời đi.

Lượt ghé đã ghi thì mọi số đo đứng yên. Sửa bán kính của địa điểm về sau không làm đổi các lượt cũ - lượt hợp lệ hôm qua vẫn hợp lệ hôm nay. Trên màn Lượt ghé chỉ sửa được ghi chú.

Lượt ghé trên hồ sơ khách hàng

Mở trang sửa một khách hàng, kéo xuống sẽ thấy:

• Khu Lượt ghé gần đây: các lần ghé tại chính khách này.
• Khu Dòng thời gian chăm sóc: mỗi lượt ghé kết thúc sẽ tự thêm một dòng loại Ghé thăm, nằm xen kẽ với cuộc gọi, email, ghi chú. Nhờ vậy nhìn một chỗ là thấy đủ mọi lần tiếp xúc với khách.

Dòng ghé thăm do hệ thống ghi, không gõ tay được - vì một dòng ghé thăm phải có lượt ghé thật với toạ độ đằng sau.

Phân quyền

Trong Cài đặt rồi Phân quyền, nhóm Đi thị trường có bốn ô:

Nhân viên đi thị trường thường chỉ cần Xem của mình. Quản lý cần Xem tất cả.

Người chỉ có Xem của mình cũng không thấy lượt ghé của đồng nghiệp khi mở hồ sơ khách hàng.

Tuyến - lên kế hoạch ghé khách

Ghé thăm ở trên là ghi nhận việc đã xảy ra. Tuyến là phần ngược lại: định trước ai ghé khách nào, ngày nào. Có tuyến rồi thì mới đối chiếu được kế hoạch với thực tế.

Tạo tuyến

1. Vào menu CRM rồi Đi thị trường rồi Tuyến, bấm Tạo.
2. Đặt tên dễ nhận, thường gắn với khu vực hoặc ngày, ví dụ "Tuyến Quận 1 - Thứ ba".
3. Chọn Người phụ trách - đây là người sẽ thấy tuyến này trên ứng dụng.
4. Chọn Tần suất:
   • Hằng tuần: tuần nào cũng đi, mỗi điểm dừng gắn với một thứ trong tuần.
   • Mỗi tháng một lần: mỗi điểm dừng còn chọn thêm rơi vào tuần thứ mấy trong tháng.
5. Lưu xong, kéo xuống khu Điểm dừng để thêm khách.

Thêm điểm dừng

Mỗi điểm dừng là một khách hàng trong tuyến. Chọn khách, chọn Thứ, và điền Thứ tự trong ngày để xếp đường đi cho hợp lý - số nhỏ đi trước.

Với tuyến hằng tháng có thêm ô Tuần trong tháng. Chọn "Tuần thứ hai" nghĩa là lần xuất hiện thứ hai của thứ đó trong tháng - ví dụ thứ ba thứ hai của tháng, chứ không phải thứ ba của tuần lịch số 2. Hai cách hiểu này lệch nhau ở những tháng bắt đầu giữa tuần.

Một khách chỉ đứng một lần trong cùng tuyến. Khách cần ghé hai lần một tuần thì tạo hai tuyến.

Tuyến trên ứng dụng

Nhân viên mở màn Lượt ghé, khối Tuyến hôm nay nằm trên cùng: hôm nay phải ghé những khách nào, khách nào đã ghé rồi, và từ chỗ đang đứng tới đó bao xa. Khách nào đã ghé xong tụt xuống cuối danh sách.

Ứng dụng chỉ hiện tuyến của chính người đang đăng nhập, kể cả người đó là quản lý có quyền xem tất cả. Muốn nhìn toàn cảnh thì mở màn Đối chiếu tuyến trên máy tính, hoặc bật lựa chọn cho quản lý xem tuyến cả nhóm ở mục Cài đặt Đi thị trường.

Đối chiếu tuyến

Vào menu CRM rồi Đi thị trường rồi Đối chiếu tuyến. Chọn một ngày bất kỳ, báo cáo lấy trọn tuần chứa ngày đó, tính từ thứ hai tới chủ nhật.

Bốn con số ở đầu trang: bao nhiêu điểm dừng theo kế hoạch, đã ghé được bao nhiêu, còn sót bao nhiêu, và bao nhiêu lượt ghé nằm ngoài tuyến.

Bảng của từng tuyến cho biết mỗi khách rơi vào tình trạng nào:

• Chưa ghé - tuần này chưa ai tới.
• Đã ghé kèm giờ - ghé đúng ngày kế hoạch.
• Ghé lệch ngày - vẫn tới nơi, chỉ khác ngày đã định. Không phải lỗi, chỉ là thông tin để xếp lại tuyến cho khớp thực tế.

Mặc định một điểm dừng tính là đã ghé khi có bất kỳ ai tới khách đó trong tuần, không nhất thiết là người phụ trách tuyến. Câu hỏi thường gặp là khách đã được chăm sóc hay chưa, còn sếp đi thay cấp dưới vẫn là khách được ghé. Công ty nào cần đúng người phụ trách mới tính thì đổi ở mục Cài đặt Đi thị trường.

Mục Lượt ghé ngoài tuyến liệt kê những lần tới khách không nằm trong kế hoạch tuần đó. Đây không phải danh sách vi phạm - khách gọi gấp thì phải chạy tới, đó là việc tốt. Nó giúp thấy tuyến vẽ trên giấy lệch bao xa so với việc thật, để sửa lại tuyến cho sát.

Phân quyền tuyến

Nhóm Đi thị trường có thêm năm ô cho tuyến: xem tất cả, xem của mình, tạo, sửa, xoá. Nhân viên đi thị trường chỉ cần Xem của mình - đủ để thấy tuyến của họ trên ứng dụng. Quản lý cần Xem tất cả cùng với tạo và sửa để xếp lịch cho cả nhóm.

Ngày đi thị trường

Vào menu CRM rồi Đi thị trường rồi Ngày đi thị trường. Chọn một ngày, trang gom các lượt ghé hôm đó lại thành dòng thời gian của từng người: mấy giờ tới khách nào, ở lại bao lâu, và từ điểm trước tới điểm này bao xa.

Bốn con số đầu mỗi người: số khách đã ghé, tổng thời gian ở chỗ khách, quãng đường ước tính, và khung giờ từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc.

🔴 Quãng đường là đường chim bay giữa các chỗ đã chấm, nên đường chạy thật luôn dài hơn. Dùng con số này để so ngày này với ngày khác, không dùng để tính tiền xăng.

Nhân viên chỉ có quyền Xem của mình thì chỉ thấy ngày của chính họ. Trên ứng dụng, màn Lượt ghé cũng hiện ba con số tương tự cho ngày hôm nay.

Cài đặt Đi thị trường

Mọi thứ ở trên là cách chạy mặc định. Vào Cài đặt rồi Cấu hình nghiệp vụ rồi Đi thị trường để đổi cho hợp với cách công ty làm việc. Không đụng gì thì phần đi thị trường chạy đúng như các mục trên đã mô tả.

Ghé thăm

Chống khai gian

Ba ngưỡng sinh ra các cờ ở cột Cần để mắt: độ chính xác coi là tín hiệu kém (mặc định 150 m), vận tốc coi là phi lý (mặc định 300 km/h), và khoảng thời gian tối thiểu giữa hai lần chấm để có thể tính vận tốc (mặc định 60 giây).

Nhân viên chạy xe máy trong phố thì hạ mức vận tốc xuống; nhân viên bay giữa các tỉnh thì nâng lên.

Riêng Chặn chấm khi điện thoại báo toạ độ giả mặc định tắt: lượt ghé vẫn được ghi kèm cờ. Bật lên thì nhân viên không chấm được, kể cả trường hợp máy chỉ lỡ bật tuỳ chọn dành cho người phát triển.

Cờ chỉ nói số đo tin được tới đâu, không bao giờ làm lượt ghé mất hiệu lực.

Tuyến