Sổ bảo hành

Phần này dành cho doanh nghiệp bán thiết bị, máy móc, đồ điện tử. Mỗi sản phẩm bán ra có một phiếu bảo hành riêng, khách tự tra hạn trên trang công khai bằng số máy.

Doanh nghiệp làm dịch vụ không cần phần này.

Một cái máy một phiếu

Phiếu bảo hành gắn với từng đơn vị sản phẩm, không gộp. Bán ba cái cùng loại trên một hoá đơn thì lập ba phiếu, vì ba cái ấy có thể hỏng khác nhau và số máy khác nhau.

Khai hạn bảo hành cho mặt hàng

Vào CRM rồi Bán hàng rồi Hàng hoá dịch vụ, mở mặt hàng cần khai, điền ô Bảo hành mấy tháng. Để 0 nghĩa là mặt hàng đó không bảo hành, đó cũng là mặc định.

Khai xong thì mọi phiếu lập từ hoá đơn về sau tự lấy số tháng này.

Lập phiếu

Từ hoá đơn. Mở hoá đơn đã gửi khách, bấm Lập phiếu bảo hành. Hệ thống lập một phiếu cho mỗi sản phẩm có khai hạn bảo hành. Dòng dịch vụ và dòng phí bị bỏ qua. Bấm lại lần nữa cũng không đẻ ra phiếu trùng.

Nút này chỉ hiện khi hoá đơn có ít nhất một mặt hàng có bảo hành, nên hoá đơn toàn dịch vụ trông vẫn gọn.

Tạo tay. Vào CRM rồi Bán hàng rồi Bảo hành, bấm Tạo. Dùng khi bán hàng không qua hoá đơn trên hệ thống, hoặc nhận bảo hành hộ máy mua nơi khác.

Số máy

Điền số máy vào phiếu rồi khách mới tra cứu được. Đây là con số in trên tem hoặc dập trên vỏ máy.

Chưa điền số máy thì phiếu vẫn dùng được ở nội bộ, chỉ là khách không tự tra được.

Ba trạng thái

Còn bảo hành khi chưa quá ngày hết hạn.

Hết bảo hành tự chuyển khi qua ngày, không cần ai bấm gì. Cột trạng thái tính theo lịch mỗi lần mở màn.

Đã huỷ phiếu dùng khi khách trả hàng hoặc lập nhầm. Phiếu đã huỷ biến khỏi trang tra cứu công khai.

Yêu cầu bảo hành

Một cái máy hỏng nhiều lần qua nhiều năm thì ghi nhiều yêu cầu trên cùng một phiếu. Mở phiếu, kéo xuống khu Yêu cầu bảo hành, bấm Ghi nhận yêu cầu.

Bốn trạng thái: mới nhận, đang xử lý, đã xong, từ chối. Chuyển sang đã xong hoặc từ chối thì ngày đóng tự điền, mở lại thì ngày ấy tự xoá.

Trang tra cứu cho khách

Đường dẫn là /tra-cuu-bao-hanh/ cộng mã công ty của bạn. Đưa đường dẫn này lên website, in lên tem bảo hành hoặc phiếu giao hàng.

Khách gõ số máy là thấy tên sản phẩm, ngày bắt đầu, ngày hết hạn và còn bao nhiêu ngày. Còn hạn thì có thêm ô báo hỏng, gửi xong là thành một yêu cầu bảo hành trong sổ của bạn.

Trang này cố ý không hiện tên khách hàng, số hoá đơn hay giá bán. Người cầm cái máy chưa chắc là người đứng tên mua, mà ai gõ số máy cũng vào được trang này.

Gõ sai số máy thì trang chỉ báo không tìm thấy, không nói rõ là sai số hay máy không phải của bên bạn, để trang không thành công cụ dò số máy hàng loạt.

Nhắc sắp hết hạn

Phiếu còn dưới 30 ngày thì hiện ở ô Bảo hành sắp hết hạn trên Bảng thông tin. Đây là danh sách để gọi điện chào gia hạn hoặc chào bảo trì. Không còn phiếu nào sắp hết hạn thì ô tự ẩn.

Phân quyền

Bốn quyền ở nhóm Bảo hành. Mặc định: quản lý toàn quyền, kế toán xem để đối chiếu khi khách đòi đổi trả, nhân viên lo phiếu của khách mình phụ trách. Chủ doanh nghiệp sửa lại được ở màn Phân quyền.

Đánh số

Mặc định là BH-0001. Đổi tiền tố và số chữ số ở Cài đặt rồi Chứng từ bán hàng.