Hoá đơn và thu tiền

Hoá đơn ghi nhận khoản khách phải trả và theo dõi tiền thu về, kể cả khi khách trả làm nhiều lần.

Tạo hoá đơn

Có hai đường:

• Từ báo giá: báo giá đã được khách chấp nhận có nút Chuyển thành hoá đơn - dòng hàng, giảm giá, điều khoản được chép nguyên sang và hoá đơn giữ liên kết với báo giá gốc. Báo giá của khách tiềm năng thì lead được chuyển thành khách hàng trước, vì hoá đơn chỉ xuất cho khách hàng.
• Tạo trực tiếp: vào CRM rồi Bán hàng rồi Hoá đơn, bấm Tạo, chọn khách hàng và thêm dòng hàng như báo giá.

Số hoá đơn (dạng HD-0001) tự đánh theo từng công ty. Tổng tiền luôn do hệ thống tính lại từ dòng hàng.

Thu tiền

Hoá đơn ở trạng thái Đã gửi có nút Ghi nhận thanh toán: nhập ngày thu, số tiền (mặc định là số còn lại), phương thức và số tham chiếu. Khách trả nhiều lần thì ghi nhiều khoản:

• Thu một phần: hoá đơn tự sang Thu một phần.
• Thu đủ: tự sang Đã thanh toán.
• Ghi lố hơn số còn lại sẽ bị chặn; xoá khoản thu ghi nhầm trong trang sửa hoá đơn, khu Khoản thu - trạng thái tự lùi về đúng.

Hoá đơn chưa thu đủ mà quá Hạn thanh toán sẽ hiển thị Quá hạn.

Huỷ hoá đơn

Hoá đơn chưa thu đồng nào có nút Huỷ hoá đơn - giữ lại làm vết, không xoá. Hoá đơn đã huỷ không ghi nhận thanh toán được nữa.

Bản in

Nút PDF tải hoá đơn bản in đủ dấu tiếng Việt, kèm mã số thuế khách, số báo giá gốc (nếu có) và phần đã thanh toán / còn lại.

Cấu hình

Vào Cài đặt rồi mở Chứng từ bán hàng trong nhóm Cấu hình nghiệp vụ để đổi tiền tố và số kế tiếp của báo giá/hoá đơn, và quản lý danh sách phương thức thanh toán (công ty mới có sẵn Tiền mặt, Chuyển khoản). Cẩn thận khi giảm số kế tiếp - có thể sinh số trùng.

Nhắc khách trả tiền

Hệ thống tự gửi email nhắc khách những hoá đơn sắp tới hạn hoặc đã quá hạn. Mặc định tắt - thư này bay thẳng tới khách hàng của bạn nên phải do bạn bật.

Bật ở Cài đặt rồi Chứng từ bán hàng, khối Nhắc hạn hoá đơn. Bốn con số bạn tự chọn:

Thư gửi lúc 8 giờ sáng mỗi ngày, bằng hộp thư của chính công ty bạn nếu đã khai SMTP riêng - khách nhận thư thấy tên bạn chứ không phải tên nhà cung cấp phần mềm.

Hoá đơn nháp, đã huỷ, đã thu đủ tiền thì không bao giờ bị nhắc. Hoá đơn thu một phần vẫn nhắc, và thư ghi đúng số còn phải thu chứ không phải tổng hoá đơn.

Người nhận là đầu mối chính của khách, nhưng phải là người còn làm việc và có bật nhận chứng từ - cùng luật với email hoá đơn gửi tay. Không ai đủ điều kiện thì rơi về email chung trên hồ sơ khách; khách không có email nào thì bỏ qua, không báo lỗi.

Mỗi lần gửi ghi một dòng vào sổ chăm sóc của khách, có ghi rõ là thư tự động. Trang hoá đơn cũng đếm số lần đã nhắc, nhìn được trước khi gọi điện.

Nội dung thư là ba câu chữ trơn: nói đúng số tiền và ngày, rồi mời khách bỏ qua nếu đã trả rồi. Không doạ nạt, không tính lãi - bạn còn làm ăn tiếp với khách.

Phân quyền

Quyền Hoá đơn cấp trong màn Phân quyền, nhóm CRM. Mặc định vai Quản lý đủ cả; vai Kế toán lập hoá đơn và thu tiền được nhưng không xoá được.

Hoá đơn định kỳ

Khoản thu lặp lại đều đặn (hosting, thuê bao, phí duy trì...) thì lập một hồ sơ ở menu Bán hàng, trang Hoá đơn định kỳ: chọn khách, chu kỳ (tuần/tháng/quý/năm), ngày xuất kỳ tới, hạn thanh toán và dòng hàng như hoá đơn thường.

Hệ thống mỗi đêm tự sinh hoá đơn cho các hồ sơ đến hạn - ngày trên hoá đơn đề đúng kỳ, số đánh tiếp dãy HD- bình thường, và ghi vết hồ sơ nguồn. Hoá đơn sinh ra mặc định là nháp để bạn duyệt; bật "Sinh ra ở trạng thái đã gửi" nếu muốn tính tiền luôn. Đặt được ngày kết thúc hoặc số hoá đơn tối đa - chạm mốc là hồ sơ tự tắt. Nút Sinh ngay chạy đúng logic đó cho một hồ sơ, khỏi chờ lịch.

Quyền dùng chung với Hoá đơn: ai lập được hoá đơn thì lập được hồ sơ định kỳ.

Người phụ trách, nhãn, tệp đính kèm, nhắc việc và ghi chú

Hồ sơ định kỳ mang đủ các khối nền như báo giá và hoá đơn:

• Người phụ trách: chọn một thành viên trong công ty. Nhân viên diện xem của mình nhìn thấy chứng từ của khách mình phụ trách, cộng thêm chứng từ được giao cho chính mình.
• Nhân sự phụ trách: ô thứ hai, trỏ sang nhân sự bên myHRM. Chỉ hiện khi tổ chức đã nối hệ sinh thái; chỉ mua myCRM thì ô tự ẩn.
• Nhãn: gắn nhãn để lọc trên bảng.
• Trường tuỳ biến: tự khai thêm ô riêng ở Cấu hình, mục Trường tuỳ biến.
• Tệp đính kèm và Nhắc việc: hai khối bên dưới trang sửa.
• Ghi chú: mỗi ghi chú hiện luôn trên dòng thời gian của khách hàng.