Đơn hàng bán

Phần này dành cho doanh nghiệp bán hàng hoá có giao nhận. Đơn hàng nằm giữa Báo giá và Hoá đơn, giữ trạng thái khách đã chốt mua nhưng mình chưa giao xong.

Doanh nghiệp làm dịch vụ không cần phần này. Báo giá xuất thẳng hoá đơn như trước, hoặc đi qua Hợp đồng nếu có ràng buộc dài hạn.

Vì sao cần một nấc ở giữa

Không có đơn hàng thì muốn biết khách đã chốt mua gì, người bán phải xuất hoá đơn trước. Mà xuất hoá đơn trước khi giao hàng là sai nghiệp vụ, chưa kể còn vướng thuế.

Có đơn hàng rồi thì trả lời được ba câu mà trước đây chịu: đơn nào khách đã chốt, giao được tới đâu, còn nợ khách bao nhiêu món.

Lên đơn

Hai đường vào.

Từ báo giá. Mở báo giá khách đã đồng ý, bấm Lên đơn hàng. Toàn bộ dòng hàng, giảm giá và điều khoản chép sang, đơn mới ở trạng thái nháp. Một báo giá chỉ lên được một đơn.

Tạo mới. Vào menu CRM rồi Bán hàng rồi Đơn hàng bán, bấm Tạo. Chọn khách hàng, thêm dòng hàng, hẹn ngày giao nếu đã thoả thuận.

Chọn mặt hàng từ danh mục thì đơn giá tự điền. Khách nào có bảng giá riêng thì lấy giá riêng, không thì lấy giá niêm yết.

Bốn trạng thái

Nháp. Còn sửa thoải mái. Chưa đụng gì tới kho.

Đã xác nhận. Bấm Xác nhận đơn khi khách chốt. Hàng trong kho được giữ chỗ cho đơn này, người khác không bán chồng lên được.

Kho không đủ hàng thì đơn vẫn xác nhận được, chỉ đánh dấu Chờ hàng. Nhận đơn trước rồi mới đi nhập hàng là chuyện thường ngày, phần mềm không chặn. Lọc theo dấu Chờ hàng để biết cần gọi hàng về những gì.

Đang giao. Giao được phần nào bấm Ghi nhận giao hàng phần đó. Màn hình hiện từng dòng còn thiếu và số lượng còn lại, sửa số rồi lưu. Giao ba đợt thì ghi nhận ba lần.

Đã giao. Tự chuyển khi mọi dòng giao đủ.

Xuất hoá đơn

Bấm Chuyển thành hoá đơn, làm được từ lúc đơn đã xác nhận trở đi, không phải đợi giao đủ. Nhiều nơi thu tiền trước rồi mới giao hàng.

Mỗi đơn xuất một hoá đơn. Hoá đơn giữ vết trỏ ngược về đơn.

Huỷ đơn

Bấm Huỷ đơn. Chưa giao món nào thì phần giữ chỗ nhả ra ngay. Đã giao một phần thì hàng đã giao quay lại kho.

Đơn đã xuất hoá đơn thì phải huỷ hoá đơn trước. Đơn đã giao đủ thì không huỷ được nữa.

Phần kho

Giữ chỗ và trừ tồn chỉ chạy khi doanh nghiệp có dùng phần Kho hàng. Không có phần đó thì đơn hàng vẫn dùng bình thường, chỉ là không theo dõi tồn.

Dòng tự nhập (không chọn từ danh mục) thì không có gì để trừ kho, phần mềm bỏ qua.

Phân quyền

Bốn quyền ở nhóm Đơn hàng bán, cộng một quyền riêng ở nhóm Ghi nhận giao hàng.

Tách riêng như vậy để giao cho người giao hàng quyền ghi nhận đã giao mà không cho họ sửa giá hay số lượng đặt.

Mặc định: quản lý toàn quyền, kế toán xem hết để đối chiếu công nợ, nhân viên lên đơn và ghi nhận giao đơn của khách mình phụ trách. Chủ doanh nghiệp sửa lại được ở màn Phân quyền.

Đánh số

Mặc định là DH-0001. Đổi tiền tố và số chữ số ở Cài đặt rồi Chứng từ bán hàng.