Sổ chi tiết tài khoản
Sổ chi tiết là tờ giấy hai bên ngồi soi với nhau khi đối chiếu công nợ: mọi phát sinh của một khách hàng xếp theo ngày, kèm số dư đầu kỳ và số dư sau từng dòng.
Mở sổ ở đâu
Vào CRM rồi Khách hàng rồi Tất cả khách hàng, mở hồ sơ một khách, bấm Sổ chi tiết tài khoản ở góc trên.
Kỳ mặc định là từ đầu năm tới hôm nay. Đổi hai ô ngày là sổ tính lại ngay.
Người xem phải có quyền xem hoá đơn, không phải quyền xem khách hàng - đây là dữ liệu tiền, người chỉ tra danh bạ khách thì không thấy nút này.
Sổ tính những gì
| Dòng | Ảnh hưởng số dư |
|---|---|
| Hoá đơn đã phát hành | tăng nợ (cột Nợ) |
| Phiếu thu | giảm nợ (cột Có) |
| Giấy báo có đã áp vào hoá đơn | giảm nợ (cột Có) |
Ba thứ không vào sổ:
- Hoá đơn nháp: chưa gửi cho khách thì con số trên sổ sẽ không khớp với thứ khách cầm trong tay.
- Hoá đơn đã huỷ: đã bỏ thì không còn là khoản phải thu.
- Giấy báo có chưa áp vào hoá đơn nào: chưa trừ vào khoản nào cả nên chưa làm đổi công nợ. Áp vào hoá đơn rồi thì dòng ấy hiện ra.
Số dư đầu kỳ là tổng mọi phát sinh trước ngày mở sổ, tính lại từ đầu chứ không lấy một con số lưu sẵn - nhờ vậy mở sổ theo kỳ nào cũng đúng.
Trong cùng một ngày, hoá đơn luôn đứng trước phiếu thu và giấy báo có. Khách trả tiền ngay trong ngày lập hoá đơn là chuyện thường, xếp ngược lại thì cột số dư tụt xuống âm rồi mới về, người đọc tưởng sổ tính sai.
Gửi cho khách
Trên màn sổ có hai nút:
- Tải PDF: bản in đủ đầu trang công ty, kỳ, bảng phát sinh và số dư cuối kỳ.
- Gửi email: đính kèm chính bản PDF ấy. Ô người nhận điền sẵn đầu mối chính còn làm việc và có bật nhận chứng từ; sửa lại được trước khi gửi.
Khách tự xem
Khách đăng nhập cổng khách hàng thấy mục Sổ chi tiết tài khoản trên thanh menu. Khách chỉ xem được sổ của chính mình, đổi kỳ và tải PDF, không sửa được gì.
Trên điện thoại
App myCRM đọc cùng một sổ qua GET /api/v1/crm/customers/{id}/statement, nên số trên app và trên web không bao giờ lệch nhau. Sales ngồi trước mặt khách mở điện thoại ra đối chiếu là đủ.