Quản lý chi phí

Phân hệ dùng chung cho mọi sản phẩm: ghi các khoản chi của tổ chức, chia danh mục, theo dõi công nợ phải trả và tự sinh phiếu cho các khoản lặp lại hằng kỳ.

Danh mục chi

Mở nhóm menu Chi phí, khai Danh mục chi trước (điện nước, thuê mặt bằng, văn phòng phẩm...) để lúc ghi khoản chi chỉ việc chọn. Danh mục tắt hoạt động sẽ không hiện khi ghi khoản mới nhưng các khoản cũ vẫn giữ nguyên.

Ghi khoản chi

Mỗi khoản chi ghi tên, ngày chi, số tiền, thuế suất và danh mục; đính kèm được ảnh hoặc PDF chứng từ, tệp lưu trong thư mục riêng của từng tổ chức. Khoản đã trả ghi ngày trả và phương thức; khoản chưa trả ghi hạn trả để hệ thống nhắc.

Gắn khoản chi theo đối tượng của sản phẩm

Sản phẩm đang dùng có khai đối tượng gắn (ví dụ chi nhánh của quán) thì form khoản chi và chi phí định kỳ hiện thêm ô chọn mang tên đối tượng đó; sản phẩm không khai thì ô này không xuất hiện. Khoản chi đã gắn lọc được ngay trên bảng, và ba ô số đầu màn hình (chi tháng này, chi năm nay, còn nợ) tính theo đúng bộ lọc đang chọn: lọc theo một chi nhánh là thành báo cáo chi tiêu của riêng chi nhánh đó. Khoản định kỳ đã gắn đối tượng nào thì phiếu tự sinh kỳ nào cũng về đúng đối tượng đó.

Gắn khoản chi với nhà cung cấp

Site có cài gói Nhà cung cấp thì form khoản chi và chi phí định kỳ hiện thêm ô chọn Nhà cung cấp (chỉ liệt kê NCC đang bật), bảng có cột và bộ lọc theo NCC: lọc một NCC là ra toàn bộ khoản đã chi cho họ. Mẫu định kỳ gắn NCC nào thì phiếu tự sinh kỳ nào cũng về NCC đó. Site không cài gói Nhà cung cấp thì ô này không xuất hiện, màn chi phí y như cũ.

Công nợ phải trả

Khoản chi ở trạng thái Chưa trả được cộng vào ô Còn nợ trên đầu màn hình. Khoản chưa trả mà quá hạn sẽ đánh dấu đỏ ngay trong bảng, nhìn vào là biết cần xử lý dòng nào trước.

Chi phí định kỳ

Khoản y như nhau mỗi kỳ (thuê mặt bằng, internet...) khai một lần ở màn Chi phí định kỳ: chọn lặp hằng tháng theo ngày hoặc hằng tuần theo thứ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và số kỳ tối đa nếu có. Hệ thống tự sinh phiếu chi khi đến hạn; máy chưa cài lịch chạy nền thì bấm Sinh phiếu ngay, sinh trùng kỳ đã được chặn sẵn. Tháng không có ngày khai báo (ví dụ ngày 31) thì lấy ngày cuối tháng.

Phân quyền

Nhóm quyền Chi phí cấp cho vai trò Quản lý khi tạo tổ chức mới; tổ chức có sẵn thì chủ tổ chức vào Phân quyền tự tick. Chi phí là số liệu tài chính nên thành viên thường không thấy gì cho tới khi được cấp quyền.