Kho hàng

Phân hệ Kho hàng theo dõi hàng hoá ra vào từng kho của công ty. Danh mục hàng hoá không nằm ở đây mà lấy từ phân hệ nghiệp vụ bạn đang dùng, nên kho làm việc được với sản phẩm, nguyên liệu hay vật tư tuỳ theo phần mềm của bạn.

Kho

Vào Kho hàng, chọn Kho để xem danh sách kho. Mỗi kho có một mã ngắn in trên phiếu, ví dụ KHO1, và một tên đầy đủ.

Một kho nên được đánh dấu là kho mặc định. Khi phân hệ khác chuyển hàng mà không chỉ rõ kho nào, hàng sẽ vào kho mặc định. Bật kho mặc định cho một kho thì các kho còn lại tự bỏ dấu, mỗi công ty chỉ có một kho mặc định.

Kho ngừng dùng thì tắt ô Đang dùng, kho đó không còn xuất hiện khi lập phiếu nhưng số liệu cũ vẫn tra được.

Phiếu kho

Mọi thay đổi tồn kho đều đi qua một phiếu. Hiện có hai loại:

Phiếu nhập: hàng vào kho, số phiếu chạy theo dãy PN.
Phiếu xuất: hàng ra khỏi kho, số phiếu chạy theo dãy PX.

Phiếu mới lập ở trạng thái nháp. Phiếu nháp chưa đụng gì tới tồn kho, bạn sửa thoải mái, thêm bớt dòng hàng cho tới khi đúng ý.

Bấm Ghi sổ là hàng chạy thật. Từ lúc đó phiếu không sửa được nữa, chỉ huỷ được. Đây là chỗ nhiều người quen tay hay nhầm, nên hệ thống hỏi lại một lần trước khi ghi sổ.

Nếu kho không đủ hàng cho phiếu xuất, hệ thống chặn lại và nói rõ mặt hàng nào thiếu bao nhiêu. Phiếu vẫn nằm nguyên ở trạng thái nháp để bạn sửa số lượng hoặc nhập thêm hàng rồi ghi sổ lại.

Huỷ phiếu

Phiếu đã ghi sổ mà sai thì bấm Huỷ phiếu. Tồn kho trở lại như trước khi ghi sổ.

Hệ thống không xoá dấu vết: dòng sổ cũ vẫn còn nguyên, phần huỷ được ghi thêm thành dòng ngược lại. Nhờ vậy sau này tra lại vẫn biết ai làm gì vào lúc nào, và sổ sách khớp với thực tế đã xảy ra.

Sổ kho

Sổ kho là nhật ký từng lần hàng nhúc nhích: thời điểm, phiếu nào, kho nào, mặt hàng gì, tăng hay giảm bao nhiêu, tồn còn lại sau lần đó, và người thực hiện.

Đây là nơi tra khi số tồn trông lạ. Bảng tồn kho chỉ là con số cộng sẵn cho nhanh, còn sổ kho mới là bản ghi gốc. Lọc theo kho và theo khoảng ngày để thu hẹp phạm vi cần soi.

Phân quyền

Phân hệ có các quyền riêng, gán trong Phân quyền của công ty:

Xem, thêm, sửa, xoá kho.
Xem, thêm, sửa, xoá phiếu kho.
Ghi sổ và huỷ phiếu kho, tách riêng khỏi quyền sửa. Người nhập liệu soạn phiếu nháp, người chịu trách nhiệm mới chốt cho hàng chạy.
Xem tồn kho.

Mặc định quản lý có trọn quyền, kế toán xem hết mà không tự chốt phiếu, nhân viên chỉ xem tồn để trả lời khách còn hàng hay hết.

Chuyển kho và điều chỉnh

Ngoài phiếu nhập và phiếu xuất, còn hai loại phiếu nữa:

Phiếu chuyển kho, dãy PC: chuyển hàng từ kho này sang kho khác. Khi chọn loại này, phiếu hiện thêm ô Kho nhận, và kho nhận phải khác kho xuất. Ghi sổ một phiếu chuyển kho sinh hai dòng trong sổ kho: trừ ở kho xuất, cộng ở kho nhận.
Phiếu điều chỉnh, dãy PD: dùng sau khi kiểm kê. Ở loại phiếu này, số lượng mang dấu ngay trong ô nhập. Kiểm kê thiếu thì nhập số âm, kiểm kê thừa thì nhập số dương.

Cài đặt kho hàng

Trong Cài đặt của công ty có mục Kho hàng, gồm hai phần.

Cho phép tồn âm. Mặc định tắt, nghĩa là phiếu xuất bị chặn khi kho không đủ hàng. Chỉ nên bật nếu công ty thường xuyên xuất hàng trước rồi mới ghi phiếu nhập, vì khi bật thì hệ thống không còn cảnh báo giúp bạn nữa.

Khuôn số phiếu. Mỗi loại phiếu chạy một dãy số riêng, bạn đổi được tiền tố và số chữ số. Đổi khuôn chỉ áp cho phiếu lập từ lúc đó về sau, phiếu cũ giữ nguyên số đã cấp, và số thứ tự đang chạy không bị đặt lại về đầu.

Tồn kho

Màn Tồn kho cho biết mỗi mặt hàng còn bao nhiêu ở kho nào, gồm ba con số:

Tồn thực: hàng đang nằm trong kho.
Đang giữ chỗ: phần đã hứa cho đơn hàng nhưng chưa xuất.
Khả dụng: phần bán được ngay, bằng tồn thực trừ phần giữ chỗ.

Con số ở đây được cộng sẵn cho nhanh. Bản ghi gốc nằm ở Sổ kho, nghi ngờ số liệu thì soi bên đó.

Định mức tồn tối thiểu

Bấm Đặt định mức trên một dòng để khai mức tồn thấp nhất bạn muốn giữ cho mặt hàng đó tại kho đó. Mỗi kho đặt một mức riêng.

Khi tồn chạm hoặc xuống dưới mức đã đặt, con số khả dụng chuyển sang màu đỏ ngay trên bảng, và mặt hàng xuất hiện trong ô Mặt hàng đã chạm định mức trên Bảng điều khiển. Bộ lọc So với định mức giúp bạn xem riêng nhóm đã chạm mức hoặc nhóm còn dư.

Bỏ trống ô định mức là thôi theo dõi mặt hàng đó.

Kho có sẵn khi mở công ty

Công ty vừa tạo đã có sẵn một kho mang mã KHO1 và được đánh dấu là kho mặc định, để phân hệ khác chuyển hàng được ngay mà không phải khai kho trước. Bạn đổi tên, đổi mã hoặc thêm kho khác tuỳ ý.