Công việc và ticket
Việc nào cũng có người chịu trách nhiệm và một ngày phải xong
Công việc gắn thẳng vào khách, đơn hàng hay dự án nên mở ra là biết đang làm cho ai. Ticket hỗ trợ đi theo luồng hội thoại với khách, và tự đóng khi khách không trả lời quá ngưỡng.
01
Việc quá hạn đứng đầu, việc ưu tiên cao mang dấu đỏ
02
Ticket có luồng trả lời khách, ghi chú nội bộ để riêng
03
Quy tắc tự đóng và tự nhắc khai ở Quản trị, không gõ cứng
01
Những gì mảng này làm được
Việc gắn vào hồ sơ
Một việc gắn với khách, đơn hàng, hợp đồng hay dự án; mở hồ sơ nào cũng thấy việc đang treo của hồ sơ ấy.
Hạn chót và ưu tiên
Việc quá hạn xếp lên đầu, việc ưu tiên cao mang chip đỏ; màn Tổng quan bày sẵn việc tới hạn trong bảy ngày.
Ticket hỗ trợ
Khách gửi yêu cầu, đội hỗ trợ trả lời ngay trong ticket; mỗi lượt là một dòng có tên người và giờ.
Ghi chú nội bộ
Ghi chú trong ticket để riêng, khách không đọc được, nên đội bàn với nhau ngay tại chỗ.
Tự đóng khi khách im
Quá ngưỡng ngày không phản hồi thì ticket tự đóng, ngưỡng do quý công ty khai.
Đánh số ticket
Tiền tố và số kế tiếp theo khuôn của quý công ty, cùng lối với các loại chứng từ khác.
02
Một yêu cầu của khách đi thế nào
01
Khách gửi yêu cầu
Ticket sinh ra, mang mã, mức ưu tiên và khách gửi.
02
Giao cho người xử lý
Mỗi ticket một người phụ trách; giao lại được bất cứ lúc nào.
03
Trả lời và ghi chú
Trả lời khách thì vào luồng hội thoại, bàn nội bộ thì ghi chú riêng.
04
Đẻ việc nếu cần
Việc cần làm tay thì tạo công việc gắn ngay vào ticket ấy, có hạn và người làm.
05
Đóng ticket
Xong việc thì đóng; khách im quá ngưỡng thì phần mềm tự đóng và ghi rõ lý do.
03
So với cách làm quen thuộc
Nhắn tin giao việc
Tin trôi mất và không ai biết việc đã xong chưa. Ở đây mỗi việc có trạng thái, hạn và người chịu trách nhiệm.
Hộp thư chung cho hỗ trợ
Hai người cùng trả lời một khách mà không biết nhau. Ở đây mỗi ticket có đúng một người phụ trách.
Bảng tính theo dõi việc
Bảng tính không gắn được với khách hay đơn hàng. Ở đây mở hồ sơ khách là thấy ngay việc đang treo của khách ấy.
04
Quy tắc phần mềm áp dụng
Ngưỡng tự đóng do quý công ty đặt
Số ngày khách không phản hồi khai ở Quản trị; đổi một chỗ là mọi ticket đọc theo số mới.
Việc quá hạn luôn đứng trước
Dù ưu tiên thấp, việc đã quá hạn vẫn xếp lên đầu danh sách để không ai quên.
Đóng ticket không xoá hội thoại
Luồng trả lời giữ nguyên để lần sau khách hỏi lại còn đọc được đã hứa gì.
Ghi chú nội bộ không bao giờ gửi khách
Hai loại nằm chung một luồng nhưng khác dấu, và bản gửi khách chỉ mang phần trả lời.
05
Câu hỏi thường gặp
Ticket tự đóng rồi khách trả lời lại thì sao?
Ticket mở lại và về đúng luồng cũ, không sinh mã mới, nên lịch sử trao đổi vẫn liền một mạch.
Có gắn việc vào đơn hàng được không?
Được. Việc gắn được vào khách, đơn hàng, hợp đồng, dự án hoặc ticket; mở hồ sơ nào cũng thấy việc của hồ sơ ấy.
Ai thấy được ghi chú nội bộ?
Chỉ người trong công ty. Bản gửi cho khách chỉ mang phần trả lời, không mang ghi chú.
Màn Tổng quan có nhắc việc không?
Có. Khối Việc tới hạn bày việc bảy ngày tới, gom theo ngày, việc quá hạn đứng đầu và việc ưu tiên cao mang chip đỏ.
Xem luồng ticket của quý công ty trên máy thật
Ba mươi phút, đi trọn một ticket từ lúc khách báo tới lúc đóng.
Người của myCRM mở một ticket theo đúng loại việc quý công ty hay gặp, giao cho một người, trả lời khách ngay trên ticket, rồi xem hạn xử lý chạy để quý công ty biết việc nào sắp trễ.
06