Dự án
Tiến độ là số việc đã xong, không phải cảm giác của người báo cáo
Mỗi dự án thuộc về một khách, có ngân sách, ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến. Phần trăm hoàn thành đếm theo công việc đã đóng, nên không ai báo cáo được chín mươi phần trăm suốt ba tháng.
01
Tiến độ đếm theo công việc đã đóng của chính dự án ấy
02
Ngân sách đứng cạnh chi phí thật để biết còn bao nhiêu
03
Thành viên, tệp và ghi chú nằm chung trong hồ sơ dự án
01
Những gì mảng này làm được
Hồ sơ dự án
Khách, người phụ trách, ngày bắt đầu, hạn kết thúc, trạng thái và ngân sách nằm một chỗ.
Tiến độ theo công việc
Phần trăm hoàn thành đếm theo số công việc đã đóng, cập nhật ngay khi đóng một việc.
Thành viên dự án
Ai đang tham gia, vai gì; người ngoài danh sách không thấy dự án nếu quyền khai vậy.
Chi phí và ngân sách
Chi phí ghi vào dự án cộng lại và đặt cạnh ngân sách để biết còn bao nhiêu.
Công việc của dự án
Việc gắn vào dự án có hạn và người làm, đồng thời nằm trong danh sách việc chung.
Tệp và ghi chú
Hợp đồng, bản vẽ, biên bản nghiệm thu đính kèm ngay trong hồ sơ dự án.
02
Một dự án đi qua những bước nào
01
Lập dự án
Chọn khách, đặt ngân sách và hai mốc ngày.
02
Thêm thành viên
Chọn người tham gia và người phụ trách chính.
03
Chia việc
Tách thành công việc có hạn và người làm; tiến độ bắt đầu chạy theo số việc đã đóng.
04
Ghi chi phí
Chi phí phát sinh ghi vào dự án để đối chiếu với ngân sách.
05
Nghiệm thu và đóng
Đính kèm biên bản, đóng dự án; hồ sơ giữ nguyên để xem lại về sau.
03
So với cách làm quen thuộc
Báo cáo tiến độ bằng lời
Con số ước lượng không kiểm chứng được. Ở đây phần trăm đếm theo việc đã đóng, ai cũng soi lại được.
Ngân sách để ở tệp riêng
Người làm dự án không thấy còn bao nhiêu tiền. Ở đây ngân sách và chi phí thật nằm cạnh nhau.
Tệp dự án rải trong hộp thư
Tìm lại một biên bản mất cả buổi. Ở đây tệp đính kèm ngay trong hồ sơ dự án.
04
Quy tắc phần mềm áp dụng
Dự án không có việc thì không có tiến độ
Chưa chia việc thì phần mềm không chấm phần trăm, chứ không chấm 0 cũng không chấm 100.
Tiến độ đếm việc, không đếm thời gian
Hết hạn mà việc chưa xong thì dự án quá hạn, tiến độ vẫn là số việc đã đóng.
Chi phí vào dự án vẫn nằm trong sổ chi phí chung
Ghi một lần, đọc được ở cả hai chỗ, không phải nhập hai nơi.
Đóng dự án không xoá việc
Việc và tệp giữ nguyên để lần sau nhận dự án tương tự còn đọc lại được.
05
Câu hỏi thường gặp
Một khách có nhiều dự án thì xem ở đâu?
Hồ sơ khách có khối Liên quan, bấm vào là mở sổ dự án đã lọc sẵn theo khách ấy.
Tiến độ tính thế nào khi việc có độ lớn khác nhau?
Phần mềm đếm theo số việc đã đóng. Việc lớn thì chia nhỏ ra, vừa dễ giao vừa cho tiến độ sát thực tế hơn.
Người ngoài dự án có xem được không?
Tuỳ quyền quý công ty khai. Khai quyền xem dự án của mình thì chỉ thành viên và người phụ trách thấy.
Chi phí dự án có vào báo cáo chung không?
Có. Chi phí ghi một lần, vừa nằm trong hồ sơ dự án vừa nằm trong sổ chi phí của công ty.
Xem hồ sơ dự án chạy trên máy thật
Ba mươi phút, xem một dự án từ lúc nhận việc tới lúc nghiệm thu.
Người của myCRM dựng một dự án mẫu theo cách quý công ty đang làm, chia đầu việc cho từng người, gắn chứng từ và chi phí vào dự án, rồi mở bảng tiến độ để quý công ty thấy việc nào đang tắc.
06