Hướng dẫn Quyền lực Mua hàng
Quy trình chuyên nghiệp để quản lý hồ sơ nhà cung cấp và theo dõi dòng chảy hàng hóa/tài chính đầu vào.
1 Quản lý danh sách Nhà cung cấp
Trước khi mua hàng, bạn cần lưu trữ đối tác tại menu Mua hàng > Nhà cung cấp:
- Nhập thông tin cơ bản: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Email liên hệ.
- Thông tin tài khoản ngân hàng để phục vụ việc chuyển khoản thanh toán sau này.
2 Lập Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice)
Khi có hàng nhập về, hãy tạo mới hóa đơn mua hàng:
- Chọn Nhà cung cấp tương ứng.
- Thêm các Sản phẩm/Dịch vụ mua vào (Lấy từ danh mục Warehouse).
- Cập nhật đơn giá mua, số lượng và thuế suất đầu vào.
- Upload chứng từ: Ảnh chụp hóa đơn VAT hoặc phiếu giao hàng để đối soát.
3 Thanh toán & Hạch toán chi phí
Quy trình tài chính diễn ra tự động:
✓ Chờ thanh toán
Hóa đơn mới tạo sẽ nằm ở trạng thái Chờ thanh toán và cộng dồn vào Công nợ NCC.
✓ Đã thanh toán
Khi bạn xác nhận thanh toán, hệ thống tự động tạo 1 Chi phí (Expense) tương ứng trên CRM.
4 Xem báo cáo Biến động giá & Công nợ
Module Mua hàng cung cấp góc nhìn sâu sắc về dòng tiền đầu vào:
- Báo cáo công nợ: Biết chính xác bạn đang nợ ai bao nhiêu tiền và hạn thanh toán là khi nào.
- Biến động giá mua: Theo dõi giá nhập của một mặt hàng qua các kỳ mua hàng khác nhau để đàm phán với NCC tốt hơn.
5 Gom đơn hàng thông minh (Consolidation)
Đây là tính năng đột phá giúp bạn tiết kiệm thời gian tối đa khi nhập hàng từ nhiều đơn bán lẻ:
1. Quy trình thực hiện:
- Vào danh sách Hóa đơn bán hàng, chọn những hóa đơn bạn muốn nhập hàng.
- Nhấn nút Gom đơn.
- Hệ thống tự động tách hàng hóa theo từng Nhà cung cấp và gộp các sản phẩm trùng lặp (biến thể) lại với nhau.
2. Đồng bộ thông minh (Smart Sync):
Nếu sau khi gom đơn mà bạn có sửa đổi số lượng ở hóa đơn bán hàng gốc, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo ngay lập tức. Bạn chỉ cần nhấn nút "Cập nhật từ nguồn" để đồng bộ lại dữ liệu mới nhất mà không cần làm lại từ đầu.
Quản lý chuyên nghiệp ngay!
Kiểm soát tốt Mua hàng là chìa khóa để tối ưu lợi nhuận cho mọi doanh nghiệp.