Hướng dẫn nghiệp vụ Đề xuất & Hợp đồng
Trọn bộ quy trình chốt deal: Soạn đề xuất bán hàng, gửi cho khách ký số trực tuyến, quản lý hợp đồng từ khi ký đến lúc hết hạn, và chuyển đổi thành Báo giá/Hóa đơn chỉ 1 click.
1 Soạn Đề xuất bán hàng (Proposals)
Proposal là bản trình bày giải pháp gửi cho khách hàng hoặc Lead tiềm năng trước khi ký hợp đồng:
- Trình soạn thảo trực quan: Viết nội dung giới thiệu, phạm vi triển khai, bảng giá chi tiết và điều khoản ngay trên editor WYSIWYG — không cần Word.
- Gửi cho Lead hoặc Khách hàng: Proposal có thể gắn với 1 Lead (đang tiếp cận) hoặc 1 Customer (đã là khách). Hệ thống tự động điền thông tin liên hệ.
- Ngày hết hạn (Open Till): Đặt thời hạn hiệu lực cho đề xuất. Quá hạn mà khách chưa phản hồi, trạng thái tự chuyển "Đã hết hạn".
- Template tái sử dụng: Lưu các mẫu proposal hay dùng. Dùng Merge Fields (biến tự động) để điền tên KH, địa chỉ, SĐT... — tạo proposal mới chỉ trong 2 phút.
2 Theo dõi Trạng thái Deal
Mỗi đề xuất có vòng đời rõ ràng qua 6 trạng thái:
- Đang mở: Khách đã click vào link xem đề xuất. Bạn nhận thông báo ngay lúc đó — thời điểm vàng để gọi follow-up!
- Bình luận trực tuyến: Khách hàng có thể để lại phản hồi/thắc mắc ngay dưới đề xuất, giúp trao đổi nhanh hơn email.
3 Ký số trực tuyến (E-Signature)
Không cần in giấy, không cần gặp mặt — chốt deal từ bất kỳ đâu:
Ký bằng chuột / ngón tay
Khách hàng mở link trên trình duyệt (máy tính hoặc điện thoại), dùng chuột hoặc ngón tay ký trực tiếp lên màn hình. Chữ ký được lưu dưới dạng ảnh.
Bằng chứng pháp lý
Hệ thống ghi nhận: Địa chỉ IP, Thời gian ký và Trình duyệt — đảm bảo tính xác thực và có thể đối chiếu khi tranh chấp.
4 Quản lý Hợp đồng (Contracts)
Khi đề xuất được chấp nhận, bước tiếp theo là tạo Hợp đồng chính thức:
- Thông tin hợp đồng: Chủ đề, Khách hàng, Ngày bắt đầu — Ngày kết thúc, Giá trị hợp đồng (VNĐ), Loại hợp đồng (tùy chỉnh: Dịch vụ, Bảo trì, Thuê bao...).
- Nội dung soạn thảo: Viết điều khoản ngay trong editor. Dùng Merge Fields tự động điền tên KH, địa chỉ, MST... vào mẫu hợp đồng có sẵn.
- Đính kèm tài liệu: Upload phụ lục, bản scan, giấy phép... đính kèm ngay trong hồ sơ hợp đồng.
- Ghi chú nội bộ: Notes chỉ nhân viên nội bộ thấy — ghi nhận lưu ý đặc biệt, rủi ro, cam kết miệng...
- Client Portal: Khách hàng đăng nhập Portal để xem hợp đồng trực tiếp, không cần gửi qua email.
5 Chuyển đổi & Liên kết tài chính
Kết nối Proposal/Hợp đồng với hệ thống tài chính của CRM:
Proposal → Báo giá / Hóa đơn
Khi KH chấp nhận đề xuất, chỉ 1 click để chuyển thành Bảng Báo giá (Estimate) hoặc Hóa đơn (Invoice). Toàn bộ mục giá và điều khoản được sao chép tự động.
Nhắc hết hạn tự động
Cài đặt hệ thống tự gửi thông báo trước N ngày khi hợp đồng sắp hết hạn. Phòng kinh doanh chủ động liên hệ gia hạn — không để mất khách.
6 Xuất PDF & Gửi Email
- Xuất PDF chuyên nghiệp: Cả Proposal và Hợp đồng đều xuất được file PDF hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ dấu, kèm logo công ty.
- Gửi Email 1-click: Bấm nút "Gửi" để email link xem online hoặc đính kèm PDF cho khách hàng/Lead.
- Bulk Export: Xuất hàng loạt nhiều đề xuất/hợp đồng dạng file ZIP để lưu trữ hoặc chuyển cho kế toán.
📋 Tóm tắt Quy trình Chốt Deal
Chốt deal nhanh gấp 3 lần!
Không còn soạn proposal bằng Word, gửi qua Zalo rồi chờ đợi hồi âm. Hệ thống hóa mọi thứ — từ đề xuất đến hợp đồng đều nằm trọn trong myCRM.