Hướng dẫn nghiệp vụ Quản lý Dự án & Công việc
Toàn tập: Khởi tạo dự án, giao việc cho team, theo dõi Kanban/Gantt, chấm công Timesheet và kết nối tài chính qua Billing.
1 Khởi tạo Dự án
Mỗi dự án là một "phòng làm việc" riêng biệt trong CRM:
- Thông tin cơ bản: Tên dự án, Mô tả, Ngày bắt đầu — Ngày kết thúc dự kiến. Gắn với 1 Khách hàng (Client) cụ thể.
- Loại Billing: Chọn mô hình tính phí: Giá cố định, Tính theo giờ dự án, hoặc Tính theo giờ từng công việc (hourly rate riêng cho mỗi task).
- Thành viên (Members): Thêm nhân sự tham gia. Có thể mời nhiều nhân viên từ nhiều phòng ban vào cùng 1 dự án.
- Trạng thái: 4 trạng thái mặc định — Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Tạm ngưng, Hoàn thành.
2 Giao việc & Phân công (Tasks)
Chia nhỏ dự án thành các đầu việc cụ thể — mỗi Task là 1 "hành động" có người chịu trách nhiệm:
Người thực hiện & Theo dõi
Assignees: Chỉ định 1 hoặc nhiều người thực hiện task. Followers: Thêm người theo dõi (quản lý, PM) để nhận thông báo mà không cần trực tiếp làm.
Độ ưu tiên & Hạn chót
4 mức ưu tiên: Thấp → Bình thường → Cao → Cấp bách. Mỗi task có Ngày bắt đầu và Hạn chót (Due Date). Quá hạn sẽ báo đỏ.
- Checklist: Tạo danh sách bước nhỏ bên trong mỗi task (vd: "Thiết kế → Duyệt → Code → Test"). Tick dần để thấy % hoàn thành.
- Bình luận: Trao đổi trực tiếp trên task thay vì nhắn Zalo rời rạc. Lịch sử hội thoại lưu trọn đời.
- Đính kèm file: Upload tài liệu, hình ảnh, bản thiết kế ngay trong task — không bao giờ bị thất lạc.
- Liên kết (Related): Gắn task với Khách hàng, Hóa đơn, Lead, Hợp đồng... để truy xuất bối cảnh nhanh.
3 Cột mốc (Milestones)
Chia dự án thành các giai đoạn lớn để dễ quản lý tiến độ tổng:
Thiết lập Milestones
Tạo các mốc like: "Giai đoạn 1: Khảo sát", "Giai đoạn 2: Phát triển", "Giai đoạn 3: Nghiệm thu". Mỗi milestone có ngày chốt (Due Date).
Gắn Tasks vào Milestone
Mỗi task phân công vào 1 Milestone. Nhìn vào Milestone là biết % công việc giai đoạn đó hoàn thành bao nhiêu.
4 Chấm công & Timesheet
Theo dõi chính xác từng phút nhân viên bỏ ra trên mỗi task:
- Bấm giờ (Timer): Nhấn nút "Bắt đầu tính giờ" khi bắt tay vào việc → "Dừng tính giờ" khi xong. Hệ thống tự ghi nhận Thời gian bắt đầu, Kết thúc và Tổng giờ.
- Nhập tay Timesheet: Nếu quên bấm timer, có thể bổ sung thủ công: chọn task, nhập giờ bắt đầu — kết thúc.
- Tổng hợp theo dự án: Xem báo cáo tổng số giờ đã log cho toàn bộ dự án, chia theo từng thành viên.
- Kết nối Billing: Nếu dự án tính phí theo giờ (hourly), Timesheet sẽ tự tính ra số tiền cần xuất Invoice cho khách hàng.
5 Đa góc nhìn: Kanban, Gantt & Activity
🗂 Kanban Board
Kéo thả thẻ task qua các cột trạng thái (To Do → Doing → Review → Done). Cực kỳ trực quan cho quản lý Agile.
📊 Gantt Chart
Dòng thời gian (timeline) hiển thị toàn bộ task trên trục thời gian. Dễ thấy task nào đang chồng chéo, task nào sắp trễ.
📋 Activity Log
Nhật ký hoạt động ghi lại mọi thao tác: ai thêm task, ai upload file, ai bình luận lúc mấy giờ — minh bạch tuyệt đối.
6 Cộng tác & Chia sẻ với Khách hàng
- Trao đổi (Discussions): Mở các topic thảo luận ngay trong dự án. Có thể chọn hiển thị hoặc ẩn khỏi khách hàng.
- Chia sẻ File: Upload tài liệu dự án, chọn file nào cho khách hàng xem qua Portal, file nào chỉ nội bộ.
- Ghi chú (Notes): Ghi chú nội bộ dự án — chỉ nhân viên tham gia được đọc, khách hàng không thấy.
- Xem qua Client Portal: Khách hàng đăng nhập Portal sẽ thấy dự án, tiến độ task, thảo luận — tạo niềm tin và giảm hỏi liên tục qua Zalo.
📋 Tóm tắt Quy trình Dự án
Đội ngũ mạnh bắt đầu từ quy trình rõ ràng!
Không còn hỏi "việc này ai làm?" hay "deadline lúc nào?". Mọi thứ đã nằm trọn trong myCRM — từ Kanban, Gantt đến Timesheet.