Hướng dẫn nghiệp vụ Hóa đơn & Báo giá
Trọn bộ quy trình bán hàng: Từ soạn Báo giá, chuyển đổi Hóa đơn, ghi nhận Thanh toán đến Hóa đơn định kỳ và Phiếu ghi có (Credit Note).
1 Lập Bảng Báo giá (Estimates)
Khởi đầu mọi giao dịch với một bảng báo giá rõ ràng và chuyên nghiệp:
- Soạn nhanh: Chọn Khách hàng → Thêm sản phẩm từ danh mục → Áp dụng Thuế (VAT 8%, 10%...) & Chiết khấu (trước/sau thuế) → Xong.
- Ngày hết hạn: Đặt thời hạn hiệu lực cho báo giá (vd: 7 ngày). Quá hạn khách mở ra sẽ thấy trạng thái "Expired".
- Gửi cho khách: Bấm nút gửi Email. Khách sẽ nhận link trực tuyến để xem báo giá, tải PDF và bấm Chấp nhận hoặc Từ chối ngay trên Portal.
- Auto-Convert: Khi khách bấm "Chấp nhận", hệ thống có thể tự động tạo Hóa đơn tương ứng (cần bật trong Cài đặt).
2 Tạo & Quản lý Hóa đơn (Invoices)
Hóa đơn bán hàng là trung tâm tài chính — nơi ghi nhận công nợ và theo dõi dòng tiền:
Thông tin Hóa đơn
Số hóa đơn (tự tăng), Ngày xuất, Hạn trả, Ghi chú khách hàng, Ghi chú admin nội bộ. Hỗ trợ đa tiền tệ (VNĐ, USD, EUR...).
Bảng sản phẩm chi tiết
Thêm nhiều dòng mục: Tên sản phẩm, Mô tả, Số lượng, Đơn giá. Áp thuế theo từng dòng hoặc chiết khấu toàn đơn (trước/sau thuế). Cộng thêm phí Điều chỉnh (Adjustment).
4 Trạng thái theo dõi
3 Ghi nhận Thanh toán & Gạch nợ
Khi khách chuyển tiền, bạn vào Hóa đơn và bấm "Ghi nhận thanh toán":
- Thanh toán từng phần: Khách trả trước 50%? Ghi nhận số tiền thực nhận. Trạng thái tự chuyển "Thanh toán một phần" và hiển thị chính xác số dư còn nợ.
- Hình thức thanh toán: Chọn hình thức: Chuyển khoản ngân hàng, Tiền mặt, MoMo, VNPay... (tùy chỉnh không giới hạn trong Cài đặt).
- Lịch sử thanh toán: Mỗi lần ghi nhận sẽ tạo 1 dòng trong bảng "Payments" — gồm ngày, số tiền, hình thức. Hóa đơn thu đủ sẽ tự chuyển "Đã thanh toán".
- Tích hợp Hóa đơn điện tử: Kết nối module Einvoice để xuất hóa đơn điện tử theo quy định (nếu có cài module tuetran_einvoice).
4 Hóa đơn Định kỳ (Recurring)
Dành cho các dịch vụ thu phí hàng tháng/quý — không cần tạo tay mỗi lần:
Cài đặt chu kỳ
Chọn chu kỳ lặp: Mỗi 1 tháng, 2 tháng, 3 tháng... Hệ thống sẽ tự động tạo Hóa đơn mới khi đến ngày, gửi email cho khách.
Điều kiện thông minh
Có thể cài: Chỉ tạo hóa đơn mới khi hóa đơn cũ đã thanh toán. Tránh chồng chéo hóa đơn khi khách chưa trả xong.
5 Phiếu ghi có (Credit Notes)
Khi cần hoàn tiền hoặc giảm trừ công nợ cho khách hàng:
- Tạo Phiếu ghi có: Ghi nhận số tiền cần giảm trừ (vd: trả hàng, bù lỗi dịch vụ). Phiếu ghi có có số riêng, trạng thái riêng (Mở / Đã đóng / Vô hiệu).
- Áp dụng vào Hóa đơn: Lấy số dư Phiếu ghi có để gạch nợ trực tiếp vào một Hóa đơn chưa thanh toán — thay vì phải hoàn tiền mặt.
- Hoàn tiền (Refund): Nếu không áp vào hóa đơn, có thể ghi nhận hoàn tiền trực tiếp cho khách.
6 Tự động hóa & Xuất PDF
Nhắc nợ tự động
Thiết lập Email tự động gửi nhắc thanh toán khi hóa đơn sắp đến hạn hoặc đã quá hạn. Không cần sale phải nhớ gọi từng khách.
Xuất PDF & In ấn
Mọi Báo giá, Hóa đơn, Phiếu ghi có đều xuất được file PDF hỗ trợ tiếng Việt (có dấu). Tùy chỉnh Template, Logo công ty, và thông tin thanh toán.
📋 Tóm tắt Dòng chảy Tài chính
Tiền về nhanh hơn, công nợ rõ ràng hơn!
Hệ thống Hóa đơn & Báo giá giúp bạn biết chính xác ai đang nợ bao nhiêu, khi nào đến hạn, và tự động nhắc thanh toán — để doanh nghiệp không bao giờ mất kiểm soát dòng tiền.