Hướng dẫn nghiệp vụ Quản lý Chi phí

1 Ghi nhận Chi phí

Tạo khoản chi mới chỉ vài giây với đầy đủ thông tin:

• Thông tin cơ bản: Tên/mô tả chi phí, số tiền, ngày phát sinh và ghi chú bổ sung.
• Danh mục: Phân loại theo danh mục có sẵn (Nhân sự, Văn phòng, IT, Marketing...) hoặc tạo danh mục mới bất kỳ lúc nào.
• Thuế: Chọn thuế suất GTGT (0%, 5%, 8%, 10%) — hệ thống tự tính thuế và tổng tiền.
• Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng... để dễ dàng đối soát ngân hàng.
• Mã tham chiếu (Reference #): Nhập số chứng từ gốc, số hóa đơn VAT, hoặc mã giao dịch ngân hàng để tra cứu đối chiếu nhanh.
• Đính kèm chứng từ: Upload hóa đơn gốc, biên lai, hợp đồng, ảnh chụp từ điện thoại — lưu trữ cho kiểm toán.
• Sao chép nhanh: Nút "Sao chép" giúp tạo chi phí mới từ khoản chi cũ — chỉ cần sửa ngày và số tiền, tiết kiệm thời gian nhập liệu.

2 Danh mục & Phân loại

Tổ chức chi phí theo hệ thống danh mục linh hoạt:

3 Tính vào Dự án & Khách hàng

Liên kết chi phí với dự án hoặc khách hàng cụ thể để tính giá thành chính xác:

• Gắn Dự án: Chọn dự án khi tạo chi phí — hệ thống tự cộng vào tổng chi phí dự án. Biết chính xác lãi/lỗ từng dự án.
• Gắn Khách hàng: Chi phí phát sinh liên quan đến khách hàng cụ thể được ghi nhận đúng đối tượng.
• Lợi nhuận ròng: Doanh thu (Invoices) − Chi phí (Expenses) = Lợi nhuận ròng. Không cần Excel để tính toán.

4 Chi phí Billable & Xuất hóa đơn

Tính chi phí vào hóa đơn cho khách hàng một cách minh bạch:

5 Chi phí Định kỳ (Recurring)

Tự động hóa các khoản chi lặp lại hàng tháng:

• Thiết lập 1 lần: Tạo chi phí, bật "Định kỳ" và chọn chu kỳ (hàng tháng, quý, năm). Hệ thống tự tạo mỗi kỳ.
• Ứng dụng: Tiền thuê văn phòng, phí server, license phần mềm, phí dịch vụ, bảo hiểm...
• Không bỏ sót: Mọi khoản chi định kỳ đều được ghi nhận đúng ngày — không cần nhớ hay nhập lại thủ công.

6 Bộ lọc thông minh & Báo cáo

Tra cứu, phân tích chi phí trực quan và xuất báo cáo phục vụ kế toán: