Hướng dẫn nghiệp vụ Sổ quỹ (Cashbook)
Thiết lập tài khoản, ghi nhận thu chi, chuyển quỹ và theo dõi số dư — quy trình quản lý dòng tiền hoàn chỉnh.
1 Thiết lập Tài khoản
Mỗi phương thức thanh toán (Payment Mode) trong CRM là một tài khoản trong Sổ quỹ:
- Tài khoản ngân hàng: VCB, MBBank, Techcombank... Mỗi tài khoản có tên, số dư đầu kỳ và tiền tệ riêng.
- Quỹ tiền mặt: Quản lý tiền mặt tại quầy, văn phòng hoặc chi nhánh.
- Ví điện tử: MoMo, ZaloPay, VNPay... đều có thể tạo tài khoản riêng.
- Số dư đầu kỳ: Nhập số dư hiện có khi bắt đầu sử dụng — hệ thống tính số dư từ đây.
- Tiền tệ: Chọn tiền tệ cho từng tài khoản (VNĐ, USD, EUR...). Mặc định dùng tiền tệ cơ sở.
2 Ghi nhận Phiếu Thu (Income)
Tạo phiếu thu khi doanh nghiệp nhận được tiền:
Thông tin phiếu thu
Chọn tài khoản nhận tiền, số tiền, ngày thu. Gắn với khách hàng (nếu KH thanh toán) hoặc nhân viên. Viết mô tả nội dung thu.
Tự động cập nhật số dư
Khi tạo phiếu thu, số dư tài khoản nhận tự động tăng tương ứng. Lịch sử giao dịch được ghi nhận đầy đủ.
3 Ghi nhận Phiếu Chi (Withdrawal)
Tạo phiếu chi khi doanh nghiệp xuất tiền ra ngoài:
- Tài khoản chi: Chọn tài khoản/quỹ xuất tiền — số dư giảm tương ứng.
- Đối tượng: Gắn với khách hàng (trả lại KH) hoặc nhân viên (tạm ứng, chi lương).
- Mô tả: Ghi rõ nội dung chi: trả nhà cung cấp, chi tiêu vặt, chi lương, thuê mặt bằng...
- Phân quyền xóa: Quyền tạo và xóa phiếu chi tách biệt — tránh xóa nhầm bởi nhân viên.
4 Chuyển quỹ (Transfer)
Chuyển tiền giữa các tài khoản nội bộ:
Cùng tiền tệ
Chọn tài khoản nguồn → tài khoản đích, nhập số tiền. TK nguồn giảm, TK đích tăng — tổng không thay đổi.
Khác tiền tệ
Chuyển VNĐ → USD: nhập số tiền nguồn (VNĐ) và số tiền đích (USD) riêng biệt. Ghi nhận tỷ giá thực tế tại thời điểm chuyển.
5 Phân quyền & Bảo mật
Kiểm soát ai được làm gì trong Sổ quỹ:
- Xem (View): Xem danh sách tài khoản, số dư và lịch sử giao dịch.
- Phiếu Thu: Tạo phiếu thu — tách biệt quyền xóa phiếu thu.
- Phiếu Chi: Tạo phiếu chi — tách biệt quyền xóa phiếu chi.
- Chuyển quỹ: Tạo chuyển quỹ — tách biệt quyền xóa chuyển quỹ.
- Ẩn tài khoản: Mỗi tài khoản có thể Public (mọi người thấy) hoặc Private (chỉ nhân viên được chỉ định).
6 Dashboard & Báo cáo
Theo dõi tài chính ngay trên trang chủ CRM:
Widget Dashboard
Widget hiển thị trên trang chủ CRM: tổng số dư, top tài khoản và giao dịch gần đây — nhìn tổng quan tài chính ngay khi đăng nhập.
Công thức số dư
Số dư hiện tại = Đầu kỳ + Σ Thu − Σ Chi + Σ Nhận chuyển − Σ Gửi chuyển. Tất cả tự động, real-time.
📋 Tóm tắt Quy trình
Dòng tiền trong tầm tay!
Sổ quỹ giúp bạn biết chính xác tiền ở đâu, bao nhiêu và đi đâu — mọi lúc, mọi nơi, ngay trong CRM.